【2025最新】Google Flow 工作流程自動化指南：從入門到實用

第一部分：什麼是 Google Flow？

Google Flow 是款雲端工作流程自動化工具，能幫職場人設計、管理 Google 工作區（Google Workspace）里的各種流程。你可以用它搭自定義流程，比如處理文檔審批、管理會議日曆、跟蹤郵件，或者整合雲端應用——這些日常工作都能讓它幫你跑。它還能直接對接 Gemini AI 助手（Gemini AI agent），幫你智能管理任務、生成內容；而且和 Google 工作區的應用完全打通，像 Gmail、Google 日曆、Google 表格這些，裡面的流程都能自動化。比如項目進度跟蹤、轉發郵件論壇這些重複活、麻煩步驟，都能交給它，省不少手動操作的時間。另外還有個「Google 雲端工作流程（Google Cloud Workflows）」，是專門給開發者用的無服務器自動化服務——你可以設定好步驟讓任務串起來，還能對接 Google 雲端服務、API 和自定義邏輯，出錯了能自動重試，不用維護也能支持流程跟着業務擴大。

為什麼企業和個人都愛用 Google Flow？

在往下看之前，先說說大家選 Google Flow 處理工作的幾個關鍵原因：

• 1.AI 能自動做日常任務，省時間還能減少手動操作的麻煩，比如不用再反覆複製粘貼數據。
• 2.哪怕你不懂代碼，也能用可視化的「無代碼」界面搭進階自動化流程，優化業務環節——拖拖模塊、選選條件就行。
• 3.和 Google 工作區應用無縫銜接，團隊協作、分享信息都更順，不用在多個軟件間切來切去傳資料。
• 4.能用上進階的 Imagen 4 模型，給企業做培訓材料、演示簡報時，能生成更專業的可視化內容。
• 5.靠 AI 自動化，公司能更快擴大規模，遇到需求變化也能快速調整，長期支持業務增長。

第二部分：Google 工作流程的核心功能

知道了大家為什麼用 Google 流程圖（Google Process Flow），接下來看看它到底有哪些功能，能幫企業把業務流程自動化：

• 1. 無代碼可視化搭建（No-Code Visual Creation）：不用寫代碼，你只要通過畫布和簡單的自然語言描述（比如「收到表單後發通知」），就能搭好、用上強大的自動化流程。界面里有「條件」「動作」這些可視化模塊，直接選、拖放就能自定義流程。

• 2. AI 驅動的自動化（AI-Powered Automation）：Gemini 助手能幫你自動化簡單的企業流程，連需要研究、分析、寫內容的多步驟活也能處理——比如自動總結郵件要點、草擬文檔初稿，少讓人手動摻和。

  

• 3. 觸發條件與動作（Triggers and Actions）：你可以選各種「觸發條件」（比如「表格新增一行」「收到特定郵件」）和對應的「動作」（比如「發通知到團隊群」「自動生成文檔」），搭完全符合自己需求的流程。這種靈活性能讓你跨多個應用自動做事。

• 4. 工作區整合（Workspace Integration）：自動化流程能在所有工作區應用里跑，信息不用手動複製粘貼，還能安全傳輸。而且能跟着公司的資料政策、權限設置來，不用擔心數據安全問題。

  

• 5. 自定義 AI 助手（Custom AI Agents）：企業可以用 Gemini AI 訓練專屬的 AI 助手「Gems」，讓它做審核政策文檔、分類客戶支持工單這些活。Gems 會按你給的規則來，能提高 Google 雲端硬盤流程（Google Drive flow）里每一步的準確性。

• 6. 第三方應用支持（Third-Party Apps Support）：能連 Slack、Trello、Notion 這些非 Google 的項目管理工具，實現跨平台自動化。比如在 Trello 建了新任務，自動同步到 Google 日曆——不用手動記，團隊用慣的工具也不用換。

  

第三部分：怎麼設定 Google 工作流程？

了解了 Google Flow 的核心功能，接下來用簡單步驟教你搭一個流程：比如「收到表單反饋後，自動通知團隊」——很多人日常要跟蹤表單回復，這個例子很實用。

• 步驟1.先登錄你的 Google 賬號，進入 Workspace Flows 儀錶盤。看到界面上的「+」圖標，點一下就能開始建新的自動化流程。

  

• 步驟2.接下來選「觸發條件」——找到「當表單收到回應時（When a Form Response Comes in）」這個選項，選好後點「新增步驟（Add Step）」繼續。

  

• 步驟3.在彈出的「動作」分類里，找到「交談（Chat）」，然後選「在空間中發布（Post in a Space）」——就是讓它自動把反饋消息發到團隊的 Google Chat 空間裡。

  

• 步驟4.選好要發消息的「空間（Space）」，然後在「訊息（Message）」欄里寫清楚內容——比如「收到新的表單反饋啦，快去查看！」，還能插入表單回復的具體內容（比如「反饋人：XXX」）。都填好後點「開啟（Turn on）」，這個自動化流程就保存好了。

  

• 步驟5.最後記得測試一下：自己填一次表單，看看團隊空間裡會不會自動收到消息。確認能正常跑，這個流程就可以用了。

  

第四部分：Google 流程圖能做什麼？

用 Google 表單流程（Google Form flow）這些工具，能幫企業簡化很多日常活——比如分享文檔、更新記錄、管任務。下面舉幾個實際場景，看看流程怎麼在不同的 Workspace 應用間聯動：

• 1. 客戶反饋優先排序：Google Flow 搭 Gemini AI，能自動收集客戶反饋表單，匯總後按「緊急程度」「問題類型」排序，再發消息到團隊聊天群，提醒大家先處理重要的。
• 2. AI 助手自動回郵件：用 AI 助手「Gems」，它能分析收到的郵件（比如客戶諮詢），按你的品牌語氣生成回復，直接通過 Gmail 發出去——不用手動寫基礎回復。
• 3. 跟蹤特定郵件：比如想重點關注「合作方發來的郵件」，可以設個流程：只要收到來自某幾個郵箱的郵件，自動標上「重點」標籤，還發通知提醒你——不用每天在收件箱裡翻。
• 4. 審批流程自動化：搭個 Google 表單審批流程（Google Form approval flow），比如「報銷申請」：員工填完表單，自動轉發給部門經理審批，經理批完再發給財務，最後還會在團隊空間更改進度——不用手動傳文件、催審批。
• 5. 銷售與新人培訓流程：自動把表單收集的潛在客戶分配給銷售，在 Google 表格里設好新人培訓的步驟，還能實時跟蹤「哪個步驟沒完成」——不用手動記、反覆催。
• 6. IT 運營與事件處理：設計個流程監控高風險應用的活動，或者收到員工的 IT 支援請求（比如「電腦連不上網」），自動讓 Gemini 分析可能的問題，再馬上通知 IT 團隊處理——不用等人工轉單，響應更快。

專業技巧：用 AI 提升流程里的圖片質量

現在你已經懂了 Google Flow 的功能，知道它怎麼用 AI 幫企業自動化、少手動幹活。但有個小細節要注意：報告、簡報的可信度，其實很看視覺質量——要是簡報里的幻燈片做得粗糙、圖片模糊，很容易拉低專業感、讓人不信任。

這時候可以用 HitPaw FotorPea（之前叫 HitPaw Photo Enhancer），它能把模糊的報告圖片、流程截圖變清晰，讓你輸出的流程材料更突出、更專業。

核心功能

• 1.能把低質量的流程圖片放大到超高清，最高能到 8K 清晰度——哪怕是小截圖，放大後文字也能看清。
• 2.支持批量處理：一次導入好幾張流程視覺素材（比如多張流程圖、報告截圖），不用一張一張改。
• 3.有專屬的降噪模型（Denoise Model）：能去掉圖片裡的雜點、模糊感，讓流程圖表更乾淨。
• 4.修復損壞的圖片：比如老的流程截圖有劃痕、褪色，能修復成清晰銳利的樣子。
• 5.能刪多餘物體、換創意背景：比如流程圖片裡有無關的水印，能去掉；還能換符合品牌風格的背景。

用 FotorPea 提升流程圖片的步驟

步驟1. 打開工具，選「立即增強照片」

打開 HitPaw FotorPea，點「立即增強照片（Enhance Photos Now）」按鈕，進入操作界面。

步驟2. 導入流程圖片，選「AI 放大」模型

點「+新增（+Add）」按鈕，把你的流程圖片（比如流程圖、報告截圖）導進去，然後選「AI 放大（AI Upscale）」模型——這個模型最適合提升流程圖片的清晰度。選好後點「預覽（Preview）」，看看增強後的效果。

步驟3. 導出增強後的圖片

覺得效果沒問題，就在當前界面點「匯出（x）張圖像（Export (x) Image）」按鈕，把清晰的圖片保存下來——之後插在報告、簡報里就行。

關於 Google Flow 的常見問題

結論

總的來說，現在想提升專業效率的企業和上班族，都慢慢把手動任務轉到 Google Workspace 的自動化流程里了——Google Flow 靠 AI 工具和深度應用整合，成了處理重複流程的好方案，還能跟着業務擴大調整。

如果想讓輸出的材料更專業，建議把 Google Flow 和 HitPaw FotorPea 結合用：用 Flow 自動化流程，用 FotorPea 把報告、文檔里的圖片變清晰，這樣企業溝通時，專業感和可信度都會更高。